Como Classificar no Excel: Passo a Passo Completo

Antecipadamente, neste artigo mostrarei, através de exemplos práticos, passo a passo, como classificar no excel, e  ordenar listas de dados no Excel. Ordenar ou Classificar são sinônimos.

Mostrarei que é possível ordenar de acordo com um único campo ou de acordo com dois ou mais campos, se necessário.

Como Classificar no Excel 

Uma vez que temos uma Lista de dados no Excel 2010, quer esta lista tenha sido importada ou digitada diretamente no Excel, podemos realizar uma série de operações sobre os dados da lista.

Podemos classificar a lista de acordo com uma ou mais colunas, podemos aplicar filtros na lista, podemos criar listas ordenadas personalizadas e assim por diante.

Quando classificamos uma lista, o Excel reordena as linhas da lista de acordo com o conteúdo da coluna (ou das colunas) selecionadas para ordenação.

Por exemplo, se você define que a lista seja ordenada em ordem crescente, pelo campo PaísDeDestino, as linhas serão reordenadas para ficar em ordem alfabética crescente do campo PaísDeDestino.

Neste artigo você irá aprender a fazer a classificação (ordenação) de uma lista de acordo com uma ou mais colunas de dados.

Por outro lado, considere o exemplo das duas planilhas da Figura 1, onde a primeira não está ordenada e a segunda está ordenada pelo campo NomeDoProduto:

Como Classificar no Excel: Ordenando Listas.

Após isso, vamos utilizar um exemplo prático para aprender a fazer a ordenação de listas usando com o Excel 2010.

Em segundo lugar, utilizaremos uma lista de Pedidos contida em uma planilha de pedidos.

Esta lista de pedidos foi importada da tabela Pedidos, do banco de dados Northwind.mdb, o qual vem junto com o Access.

Ordenando por uma Única Coluna:

Desde já, neste primeiro exemplo aprenderemos a ordenar por uma coluna de cada vez.

Bem como, no próximo exemplo aprenderemos a classificar por duas ou mais colunas E para finalizar o artigo faremos algumas observações em relação aos cuidados que devem ser tomados, quando classificamos listas cujos valores são obtidos a partir de fórmulas calculadas.

Após isso, veremos mais algumas observações sobre a classificação de listas.

Exemplo  

Mas para classificar a listagem de pedidos do nosso exemplo, primeiro pelo campo País de Destino, observar os resultados obtidos e depois classificar pela coluna Data do Pedido e observar os resultados, siga os passos indicados a seguir:

1. Abra o Excel 2010.
2. Clique na guia Arquivo. Nas opções que são exibidas clique em Abrir.
3. Navegue até a pasta onde está a planilha com a lista de pedidos que você quer ordenar.
4. Selecione o arquivo com a lista de pedidos.
5. Clique em Abrir.
6. Será aberta uma planilha com uma Lista de Pedidos. Observe que, para o nosso exemplo, a lista está ordenada pelo campo Número do Pedido.

7. Embora, para classificar a lista não é necessário selecionar todas as linhas da lista. Basta clicar em uma das células que fazem parte da lista, qualquer célula. Isso desde que seja realmente uma lista, sem colunas em branco ou linhas em branco no meio da lista. Tem que estar tudo bonitinho, no formato de uma lista/tabela contínua.                                                    
8. Clique na guia Dados. Dentro da guia Dados clique no botão Classificar (). Observe que ao selecionar este comando, todas as linhas da lista são automaticamente selecionadas, com exceção da primeira linha que contém os rótulos das colunas.
9. Será exibido a janela Classificar, indicada na Figura 2:

Como Classificar no Excel Figura 2 – A janela Classificar.

Nesta janela podemos classificar a lista por um determinado campo, selecionando o campo na lista: Classificar por. 

Além disso se você clicar no botão Adicionar Nível você poderá escolher um segundo campo para classificação e assim por diante, você pode escolher quantos níveis desejar.

Seja como for, na lista Classificar em, podemos selecionar se a lista será classificada com base nos valores do campo selecionado na lista Classificar por ou se em algum outro critério, tal como: Cor da célula, Cor da Fonte e Ícone da Célula).

Como Colocar em Ordem Alfabética

Na lista Ordem você define se a classificação será Crescente (de A a Z para campos do tipo texto) ou Decrescente.

Em outras palavras, o padrão é o valor Crescente. Ou seja, nesta janela temos também a opção Meus dados Contém Cabeçalhos. 

Com isso, esta opção é utilizada para informar ao Excel se a primeira linha da lista contém dados ou contém os rótulos dos campos.

Eu sugiro que sempre devem ser usados rótulos de campos na primeira linha, pois isso facilita uma série de operações com listas.

Caso você acesse uma planilha que não contém rótulos, sugiro que você insira uma linha em branco antes dos dados e digite rótulos para cada uma das colunas.

Se a primeira linha contém os rótulos/nomes das colunas, você deve marcar a opção Meus dados contêm cabeçalhos.

Exemplo

Na maioria das vezes o Excel já detecta, automaticamente, se a primeira linha contém os rótulos das colunas e já marca esta opção.

Primeiro vamos classificar pelo campo País de Destino. Na lista Classificar por selecione País de Destino.

Na lista Classificar em selecione a opção Valores e na lista Ordem escolha de A a Z (Crescente) e clique em OK.

A listagem de Pedidos será classificada em ordem alfabética pelo campo País de Destino, conforme indicado na Figura 3:

Após isso, para acrescentar a classificação de ordem alfabética, recomendamos assistir a vídeo aula a seguir.

Como Classificar no Excel: Lista de Pedidos Classificada Pelo Campo País de Destino.

12. Clique em uma das células da lista. Vá rolando a lista e observe. Primeiro são exibidos todos os pedidos da Alemanha, depois os da Argentina, depois Áustria, depois Bélgica e assim sucessivamente, ou seja, em ordem alfabética crescente do campo País de Destino, ou seja, exatamente o que solicitamos para o Excel.
13. Vamos agora classificar pelo campo Data do Pedido.

14. Lembrando que para classificar a lista não é necessário selecionar todas as linhas da lista. Basta clicar em uma das células que fazem parte da lista, qualquer célula. Clique em qualquer célula da lista.                                                                                                                         
15. Clique na guia Dados. Dentro da guia Dados clique no botão Classificar (). Observe que ao selecionar este comando, todas as linhas da lista são, automaticamente selecionadas, com exceção da primeira linha que contém os rótulos das colunas.
16. Será exibido a janela Classificar, já descrita, em detalhes, anteriormente.
17. Vamos classificar pelo campo Data do Pedido. Na lista Classificar por selecione Data do Pedido. Na lista Classificar em selecione a opção Valores e na lista Ordem escolha a opção “Do Mais Antigo para o Mais Novo” e clique em OK. A listagem de Pedidos será classificada em ordem crescente de data pelo campo Data do Pedido, conforme indicado na Figura 4:

Lista de Pedidos Classificada Pelo Campo Data do Pedido.

18. Clique em uma das células da lista. Vá rolando a lista e observe que a listagem está ordenada, em ordem crescente, do campo Data do Pedido. Não é que funciona mesmo??
19. Mantenha sua planilha aberta, pois vamos fazer mais um exemplo prático.

Como Classificar no Excel: Ordenando por Mais de Uma Coluna

Agora veremos um exemplo prático de como classificar uma Lista com base em duas ou mais colunas.

Por exemplo, você pode querer classificar a lista primeiro pelo País e, dentro de um mesmo País, pela Cidade de destino. Neste caso basta fazer a classificação da lista definindo os campos de classificação nesta ordem: primeiro o País e depois a Cidade.

Você também poderia classificar pelo País, depois pela Cidade e, dentro de cada Cidade pelo Número do pedido ou pela Data do pedido.

Agora vamos fazer um exemplo prático, onde vamos classificar uma listagem de Pedidos com base nas colunas País, Cidade e Número do pedido.

Exemplo

Para classificar a listagem de pedidos do nosso exemplo, primeiro pelo campo País de Destino, dentro do País pela Cidade e, dentro da cidade pelo número do pedido e depois observar os resultados, siga os passos indicados a seguir:

1. Abra o Excel 2010.
2. Clique na guia Arquivo. Nas opções que são exibidas clique em Abrir.
3. Navegue até a pasta onde está a planilha com a lista de pedidos que você quer ordenar.
4. Selecione o arquivo com a lista de pedidos.
5. Clique em Abrir.
6. Será aberta uma planilha com uma Lista de Pedidos.
7. Para classificar a lista não é necessário selecionar todas as linhas da lista. Basta clicar em uma das células que fazem parte da lista, qualquer célula.
8. Clique na guia Dados. Dentro da guia Dados clique no botão Classificar (). Observe que ao selecionar este comando, todas as linhas da lista são automaticamente selecionadas, com exceção da primeira linha que contém os rótulos das colunas.

Facilidade

1. Será exibida a janela Classificar, já descrita, em detalhes, no Exemplo 01.
2. Primeiro vamos classificar pelo campo País de Destino. Na lista Classificar por selecione País de Destino. Na lista Classificar em selecione a opção Valores e na lista Ordem escolha de A a Z (Crescente).
3. Aqui que vem a novidade deste exemplo, ou seja, como adicionar mais um campo para ordenação da lista. Já configuramos a ordenação pelo campo País de Destino. Agora temos que fazer a ordenação pelo campo Cidade.
4. Para adicionar um novo campo de ordenação dê um clique no botão Adicionar Nível().
5. Observe que uma nova linha é criada na janela Classificar. A linha “E depois por”. Esta linha será utilizada para definir a classificação por Cidade. Vamos configurar as opções da linha E depois por. Na lista Classificar por selecione Cidade de Destino. Na lista Classificar em selecione a opção Valores e na lista Ordem escolha de A a Z (Crescente).
6. Ainda temos que classificar pelo campo Número do Pedido. Dê um clique no botão Adicionar Nível. Será criada mais uma linha “E depois Por”. Vamos configurar as opções desta linha E depois por. Na lista Classificar por selecione Número do Pedido. Na lista Classificar em selecione a opção Valores e na lista Ordem escolha de Do Menor para o Maior.
7. Sua janela deve estar conforme indicado na Figura 8.22:

Como Classificar no Excel: Classificando por País de Destino, Cidade de Destino e Número do Pedido

16. Clique no botão OK e observe a maneira como os dados da lista foram ordenados.
17. Primeiro todos os pedidos para a Alemanha, dentro da Alemanha, ordenados pela cidade (primeiros o pedidos da cidade Aachen, depois Berlin, depois Brandenburg, depois Cunewalde e assim sucessivamente) e, dentro de uma mesma cidade, os pedidos ordenados pelo número do pedido. Ou seja, exatamente o que havíamos proposto para este exemplo.
18. Simples e Funciona. Salve e feche a planilha.

Algumas Observações sobre a forma de Como Classificar no Excel

Ordem de Classificação Padrão:

O Excel 2010 usa ordens de classificação específicas para ordenar dados de acordo com o valor, não com o formato, dos dados.

Ordem de classificação: É uma forma de organizar os dados com base em valor ou tipo de dados.

Você pode classificar os dados em ordem alfabética, numérica ou de data. As ordens de classificação usam uma ordem crescente (1 a 9, A a Z) ou decrescente (9 a 1, Z a A).

Em uma classificação crescente, o Excel usa a seguinte ordem. (Em uma classificação decrescente, esta ordem de classificação é invertida, exceto para as células em branco, que serão sempre colocadas por último.):

• Números: Os números são classificados do menor número negativo ao maior número positivo.
• Classificação alfanumérica – texto: Quando você classifica texto alfanumérico, o Excel classifica da esquerda para a direita, caractere por caractere. Por exemplo, se uma célula contém o texto “A100”, o Excel coloca a célula depois de uma célula que contenha a entrada “A1” e antes de uma célula que contenha a entrada “A11”.
• Os textos e os textos que incluem números são classificados na seguinte ordem:

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 (espaço) ! ” # $ % & ( ) * , . / : ; ? @ [ \ ] ^ _ ` { | } ~ + < = > A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z

Nota: Apóstrofos (‘) e hífens (-) são ignorados, com uma exceção: se duas sequencias de caracteres de texto forem iguais exceto pelo hífen, o texto com hífen é classificado por último.

• Valores lógicos: Em valores lógicos, FALSO é colocado antes de VERDADEIRO.
• Valores de erro: Todos os valores de erro são iguais.
• Vazias: As células em branco são sempre classificadas por último.

Conclusão

Agora que aprendemos como classificar no excel se torna mais fácil fazer várias tarefas rotineiras, muitas vezes nós deixamos de fazer um determinado trabalho no Excel, por não conhecer as ferramentas corretas.

Neste artigo dei apenas uma pequena amostra da ferramenta para ordenar/classificar listas de dados.

Existem dezenas, centenas de outras ferramentas úteis e fáceis de utilizar no Excel.

Porém a grande maioria não é utilizada, simplesmente por falta de conhecimentos, por parte dos usuários.