Como Fazer uma Reunião Eficiente
Uma reunião é uma atividade de rotina em uma equipe, nesse artigo vamos demonstrar 6 exemplos de como fazer uma reunião eficiente que traga bons resultados.
Olhando para o lado financeiro de se fazer uma reunIão, nos parece ser algo sem custo, não é mesmo? No entanto, é necessário sempre em conta a hora do seus colaboradores e colocar na balança para saber exatamente o custo que aquela reunião irá utilizar.
Na prática, é muito fácil realizar uma reunião, basta chamar a sua equipe e falar: Vamos fazer uma reunião. Por outro lado, é necessário seguir um checklist básico para que você não tire o tempo de sua equipe e torne essa reunião realmente eficiente, vamos lá?
6 dicas de uma reunião eficiente
Sendo assim, com as 6 dicas abaixo, será possível elaborar uma boa reunião com sua equipe, e melhorar os resultados através dela.
1. Análise da necessidade da reunião
Em primeiro lugar, avalie se realmente é necessário destinar os recursos disponíveis para elaborar uma reunião com sua equipe. Ao depender do assunto a ser abordado, muitas vezes um simples e-mail ou chamada no bate-papo interno da empresa, pode resolver a situação.
Após isso, se for necessário a reunião, siga os próximos passos.
2. Planejamento da reunião
Elabore um resumo dos assuntos a serem abordados no encontro, se você realizar a convocação pelo Outlook por exemplo, pode inserir os assuntos no corpo da convocação.
Elenque também o objetivo que essa reunião trará para a empresa, defina o tempo que será utilizado e marque a convocação.
3. Convocação
Em terceiro lugar, chegou o momento de convocar sua equipe para comparecer ao encontro marcado, a partir de agora a reunião poderá ser presencial ou até mesmo através de vídeo conferências. Saiba como criar uma vídeo conferência no Teams, Zoom.
Agende um horário que esteja disponível a todos do time, encontre os interessados e envie a convocação.
4. Seja o protagonista
O organizador da reunião deve ser o protagonista do encontro. Ou seja, a pessoa que irá conduzir a conversa e demonstrar os principais assuntos a serem discutidos e quem serão os responsáveis pelas atividades.
É muito ruim, receber uma convocação de reunião de alguém, e chegar no encontro você nem saber do que será o assunto, e isso pode acontecer se os passos anteriores não forem seguidos e se você não for o protagonista.
5. Plano de ação e anotações
Ao depender da importância do encontro será necessário realizar uma Ata sobre a reunião realizada e também possíveis planos de ações a serem desenvolvido nos próximos dias (lembre-se de estipular um prazo final).
Tente ser o mais eficiente possível, criar a reunião e resolver o assunto ali mesmo. No entanto, dependendo da complexidade do assunto, será necessário novos encontros, então ao finalizar a reunião, realize a nova convocação (se necessário).
6. Feedback
Ao final de cada encontro pegue o hábito de dar e receber feedback sobre determinada situação. Receber a opinião dos colegas é fundamental em seu desenvolvimento pessoal ou profissional.
Esteja disponível para ouvir e busque sempre melhorar após receber um feedback, lembre-se que o feedback ruim é o que mais nos ajuda a crescer.
Como podemos ver, criar uma reunião eficiente é uma tarefa que embora pareça simples, é necessário sempre tomar alguns cuidados para que o seu tempo e da equipe não sejam jogados pelo ralo.
Procure sempre utilizar as ferramentas internas e disponíveis pela empresa onde trabalha e busque sempre a excelência em suas atividades, esteja disposto a resolver os problemas que foram levados até você.
Portanto, encerramos aqui as 6 dicas de como fazer uma reunIão eficiente.
