Folha de Pagamento: Guia Completo sobre Como Fazer e Calcular
Em resumo o termo folha de pagamento também popularmente conhecido por Holerite, é de parte obrigatória do empregador.
No entanto, ele é possível ser feito a mão (manuscrita), ou até mesmo e mais utilizado por meios eletrônicos, com apoio da informática.
Nela serão informados todos os proventos e descontos que um empregado vem a receber no decorrer do mês. Deve estar sempre com prontidão para qualquer tipo de fiscalização interna ou externa e disponível para a empresa.
Uma folha de pagamento é dividida em duas partes: Proventos e Descontos.
A parte de proventos é composto por:
- Salário
- Horas Extras
- Periculosidade
- Insalubridade
- Adicional Noturno
- Salário-Família
- Diárias de Viagem
- Ajuda de Custo
- Entre outros..
Já nos descontos, consideramos:
- Previdência
- Imposto de Renda
- Contribuição Sindical
- Seguros
- Adiantamentos
- Faltas e Atrasos
- Vale Transporte
- Entre outros..
Embora algumas empresas realizam seus pagamento aos empregados no último dia do mês, outras preferem realizar o pagamento até o quinto dia útil do mês subsequente.
Importante lembrar que é necessário realizar o fechamento da folha de pagamento em alguns dias antes do final.
Proventos: Como Calcular na Folha de Pagamento
Em primeiro lugar, vamos começar apresentando os Proventos que uma empresa pode realizar o pagamento ao funcionário.
Geralmente os proventos estão localizados a esquerda de nosso Holerite.
No decorrer desse artigo vamos abordar possíveis proventos que uma folha de pagamento pode ser composta, iniciando por:
Salário
Trata-se do valor devido e pago diretamente pelo empregador a todo empregado. Em resumo, pode ser pago diariamente, semanal, quinzenal e o mais comum deles, mensal.
Como ponto importante, sempre irá precisar obedecer ao salário mínimo, inclusive para menores aprendizes.
Embora alguns profissionais nas áreas de engenharias, medicina, ortodontia, arquitetos tem seus salários mínimos previstos em lei de valores superiores aos tradicionais.
Por exemplo o salário de um engenheiro é composto por pelo menos 6x maior que um salário mínimo tradicional.
Se entregam no salário todos os benefícios considerado proventos, gratificações e comissões recebidas pelo empregado.
Seu valor de pagamento em qualquer modalidade de trabalho, não poderá ser superior a um mês, exceto para casos como: Comissões, gratificações.
Ao ser definido que o pagamento deve ser mensal, não poderá passar do quinto dia útil do mês subsequente.
No entanto, mesmo que não haja expediente, todo e qualquer mês, o sábado é considerado um dia útil.
Como são realizados os pagamentos?
Em resumo, o pagamento poderá ser realizado através de transferência bancária, dinheiro ou cheque. No entanto, caso escolha por realizar o pagamento em cheque, o empregador deverá seguir algumas requisições, como:
- Horário adequado para realizar a baixa do cheque em banco.
- Evitar que o colaborador tenha prejuízos, como: Transporte.
- Qualquer condição que possa impedir o recebimento do salário.
Como Calcular a Folha de Pagamento: Salário
Utiliza-se como modelo de cálculo para folha de pagamento o uso de hora/pessoa.
O salário-hora normal para empregados mensalista será o valor de salário base mensal dividido por 220 horas, ou número inferior que pode vir a variar conforme contrato.
No entanto, 220 horas tratam-se do valor máximo de horas possíveis.
Por exemplo, empregado recebe o valor de R$ 2.100,00 como previsto no contrato, e trabalha 44h por semanas. Para se obter o valor de sua hora, fizemos:
R$ 2.100,00 / 220 h = R$ 9,54.
Ou seja, para cada hora trabalhada pelo funcionário, ele vai receber em torno de R$ 9,54.
Horas Extras
Trata-se de horas extras todo o empregado que trabalhar mais que o horário diário estipulado em contrato.
Com limite de no máximo duas horas diárias através de acordo entre empregador e empregado, ou mediante acordo coletivo.
Com isso o valor da sua hora retorna com um acréscimo de 50%, devendo então o empregador pagar mais 50% sobre a hora normal.
Como Calcular Horas Extras
Assim, como calculado acima o valor da hora normal, nesse exemplo vamos demonstrar como calcular a hora extra a partir de um salário de R$ 2.100,00.
Em primeiro lugar, precisamos encontrar o valor da hora.
R$ 2.100,00 / 220 h = R$ 9,54.
Então, aplicamos 50%.
Salário-hora normal = R$ 9,54 x 50% = R$ 4,77.
Com isso, para definir o valor da hora extra, fizemos então Hora Normal + Hora Extra.
R$ 9,54 + R$ 4,77 = R$ 14,31.
Portanto, fica estabelecido que para cada hora extra do horário normal de trabalho, o valor passa a ser de R$ 14,31.
Prorrogação da Jornada de Trabalho
Em ocorrências de força maior, não há limite de jornada de trabalho para homens e mulheres de maiores. No entanto sua remuneração se deve a uma hora normal.
Em casos de menores, o limite será de 4 horas diárias, com adicional de no mínimo 50%.
Por outro lado, caos de força maior deverão ser comunicados ao órgão local do Ministério do Trabalho em até 10 dias para maiores, e 48 horas para menores.
Periculosidade
Estão considerados atividades ou operações perigosas conforme regulamentado pelo Ministério do Trabalho, aqueles métodos de trabalho que impliquem riscos acentuados em vida do colaborador, são eles:
- Energia Elétrica, Explosivos ou Inflamáveis.
- Espécies de violência física nas atividades profissionais.
Em resumo, o empregado que trabalhar diante condições consideradas de periculosidade irá receber um acréscimo de 30% sobre o seu salário base.
No entanto, não incide sobre demais proventos: gratificações, PLR`s.
Embora, seja importante não confundir salário base com salário mínimo. Para isso, vamos demonstrar como descobrir o valor da periculosidade através de nosso valor de R$ 2.100,00.
Como Calcular a Periculosidade
É importante notar que o adicional de periculosidade é de 30% sobre o salário-base e não sobre o salário mínimo.
Com isso: R$ 2.100,00 * 30% = R$ 630,00.
Ou seja, para um salário base de R$ 2.100,00 teremos um acréscimo de mais R$ 630,00, totalizando assim: R$ 2.730,00
Insalubridade
Assim, como na Periculosidade, através da Insalubridade serão consideradas atividades e operações de riscos aquelas condições que exponham os empregados, acima dos limites em razão da natureza, e do tempo de exposição a seus efeitos.
Por outro lado, o percentual acrescido para cálculo é dividido em três graus de riscos:
- Máximo: 40%
- Médio: 20%
- Mínimo: 10%
Em todos eles, será acrescido através do salário base do empregado.
Adicional Noturno
Em resumo, o adicional noturno tem direito todo empregado que trabalhar o período das 22h as 5h.
Em resumo, calcula-se o adicional noturno com acréscimo de 20%, sobre a hora trabalhada normal.
Para realizar a demonstração de cálculo do adicional noturno, novamente vamos usar o valor teórico usado anteriormente.
Como Calcular Adicional Noturno
Embora, para o empregado que recebe R$ 2.100,00 mensal, e tem sua hora estipulada em: R$ 9,54.
Calcula-se então:
R$ 9,54 x 20% = R$ 1,90
Em resumo, para cada hora noturna trabalhada, temos: R$ 11,44.
Por outro lado, a hora de trabalho noturno passa a ser reduzida, ou seja: Uma hora de trabalho noturno equivale a 52 minutos e 30 segundos.
Salário Família
O valor de quota do salário família é definido e fixado pela previdência social.
Destinado para empregados de baixa renda que tiverem filhos de até 14 anos ou filhos com deficiência. Embora, cada filho tem direito a uma quota.
Quem tem direito ao Salário Família
Em resumo, para você ter direito ao benefício, em primeiro lugar precisa trabalhar com carteira assinada. No entanto precisa ter alguns requisitos como por exemplo:
- Filhos com menos de 14 anos, ou com deficiência.
- Ter rendimentos até R$ 1.425,56 (valor válido para 2020).
Diárias de Viagem
Trata-se de um valor pago para cobrir despesas para o colaborador que estiver realizando atividades externas, sendo inclusas:
- Alojamento
- Transporte
- Alimentação
Portanto, as diárias de viagem incidem diretamente na folha de pagamento, pois acabam incidindo em seu imposto de renda, contribuição previdênciária, entre outras.
No entanto, é necessário realizar a prestação de contas (famosa nota fiscal) de todas as despesas realizadas no momento que ficou em ambiente externo.
Por outro lado, a não prestação de conta indiretamente demonstra que o funcionário pode vir a ficar com o valor excedente, para uso pessoal.
Ajuda de Custo
Por outro lado, temos a ajuda de custo que trata também de um valor destinado pela empresa para o colaborador que realiza atividade externa.
Embora para essa atividade externa exista algumas limitações como por exemplo: Não consta no contrato de trabalho, não fica em alojamento, entre outros.
Ou seja, a empresa destina um valor X para o colaborador realizar uma atividade especifica, sem depositar excedentes, sendo então o valor exclusivamente para a ação necessária.
Descontos: Como Calcular na Folha de Pagamento
A partir de agora, você vai conhecer os descontos possíveis que podem vir a ocorrer na folha de pagamento.
Embora, os proventos nos traz alegria, pode se dizer que não é o mesmo caso dos descontos. Por outro lado, sabemos que é obrigatório.
Contribuição Previdênciária: INSS
Se torna obrigatório a contribuição de todo empregado que utiliza carteira assinada. No entanto, existe uma regra de depósitos conforme rendimentos bruto do salário.
O INSS incide diretamente sobre o salário com horas extras, insalubridade, periculosidade, adicional noturno, diárias, entre outros. Sendo então, descontados em folha de pagamento.
Portanto, existe um certo limite de desconto do INSS, ou seja, seguindo uma tabela de descontos para cada valor X recebido, existe um valor a ser descontado.
O desconto a empresa recolhe diretamente em folha de pagamento.
Novos Valores de Contribuição INSS 2020
Conheça agora quais os valores percentuais de descontos a ser realizado em folha de pagamento.
| Salário de Contribuição | Alíquota para Recolhimento INSS |
| Até R$ 1.045,00 | 7,50% |
| Entre R$ 1.045,01 até R$ 2.089,60 | 9,00% |
| Entre R$ 2.089,61 até R$ 3.134,40 | 12,00% |
| Entre R$ 3134,41 até R$ 6.101,06 | 14,00% |
Não esquecendo que ao se localizar na tabela e verificar o valor que se enquadra, o percentual de desconto incide diretamente em seus proventos totais.
Imposto de Renda: IRRF
Embora a tributação do imposto de renda não é descontada em todos os empregados assalariados, ela incide diretamente sobre os direitos: gratificações, 13o Salário, Bônus por transferência de local de trabalho, e outros rendimentos em lei pela Receita Federal.
Para cada Salário Bruto se incide um valor estabelecido por tabela semelhante ao do INSS.
Com isso, conheça a tabela de Imposto de Renda atualizada para 2020 e confira os descontos ocorridos para cada ocasião.
Tabela IRRF 2020
| Base Cálculo | Alíquota (%) | Parcela à Deduzir do IR |
| Até R$ 1.903,98 | Isento | |
| Entre R$ 1.903,99 até R$ 2.826,65 | 7,50% | R$ 142,80 |
| Entre R$ 2.826,66 até R$ 3.751,05 | 15,00% | R$ 354,80 |
| Entre R$ 3.751,06 até R$ 4.664,68 | 22,50% | R$ 636,13 |
| Acima de R$ 4.664,68 | 27,50% | R$ 869,36 |
Contribuição Sindical
Em resumo, a contribuição sindical até poucos tempos atrás era compulsória, com descontos correspondente a um dia de trabalho, aos empregados.
Por outro lado, os empregadores tinham um percentual do capital social da empresa.
Através da reforma trabalhista, a contribuição passou a ser opcional. Em outras palavras, apenas com autorização.
Os empregadores são os responsáveis para realizar o desconto em folha de pagamento de seus colaboradores. No entanto, precisa existir a aprovação do colaborador.
Faltas e Atrasos
Se aplica falta e atraso ao colaborador, toda a falta sem justificativa, seja ela por faltar serviço ou chegar atrasado ao trabalho. Sendo então possível realizar o desconto diretamente em folha de pagamento.
Importante saber que os descontos aplicados incidem em: Repouso semanal.
O valor de desconto será proporcional pelo valor da hora do empregado, conforme hora atrasada ou faltada.
Faltas e Atrasos Justificados
Embora, quando não justificamos nossas faltas e atrasos, podemos ter desconto em folha de pagamento. Por outro lado, existem maneiras de justificar as faltas.
Com isso, se torna falta justificada quando o colaborador realizar alguma das atividades abaixo:
- Falecimento do cônjuge, irmão, pai, mãe, ou pessoa que esteja declarada em sua carteira de trabalho e previdência social, até dois dias consecutivos.
- Casamento: Até três dias consecutivos.
- Nascimento de Filho: Por cinco dias.
- Doação Voluntária de Sangue a cada doze meses de trabalho: Um dia
- Se alistar como eleitor: Até dois dias, consecutivos ou não.
- Serviços Militar.
- Provas de vestibular em estabelecimento de ensino superior.
Faltas Legais
Além dos itens citados acima, também são consideradas faltas legais:
- Ausência justificada, conforme critério da administração do estabelecimento.
- Paralisação do serviço pelo empregador.
- Acidente de Trabalho.
- Atestado Médico.
- Faltas abonadas.
O Atestado deve ser fornecido pelo médico de onde foi realizada a consulta.
Vale Transporte
Para implantar um valor transporte ao colaborador é necessário seguir um passo a passo.
- Solicitar ao colaborador que assine uma declaração e termo de compromisso informando se deseja ou não ter vale transporte.
Conclusão
Por fim, chegamos ao fim de nosso estudo completo referente folha de pagamento.
Embora, a folha de pagamento é uma das partes mais importantes na vida de um colaborador, sabemos que muitas pessoas não sabem, ou não conhecem suas reais funções.
Através desse artigo foi possível se aprofundar totalmente em todos os itens que compõe uma folha de pagamento.
