Planilha de Mapeamento de Processos no Excel
Realizar o mapeamento de processos usando Planilha no Excel funciona de maneira rápida a fim de buscar um objetivo.
Importante além de criar e desenvolver processos é o acompanhamento diário, semanal ou mensal do andamento das tarefas, com isso uma planilha específica para a situação pode auxiliar diretamente nas decisões.
Pensando nisso, a Studio Excel preparou 5 dias para mapear processos e também indicar uma excelente planilha que vai auxiliar diretamente nesse contesto.
Como Fazer Mapeamento de Processos: 5 Dicas
Quando realizar o mapeamento de processos podemos utilizar uma técnica conhecida por SIPOC ou Supplier Input Process Output Customer, que resume em planilficar atividades de processo.
Em resumo, quando pensamos em criar algum processo, pensamos logo em desenvolver diagramas que podem representar as tarefas necessárias. Por outro lado, para isso é necessário estar organizado.
Com isso, preparamos 5 dicas que podem ser utilizadas no momento de mapear processos.
1. Defina o seu objetivo
Em primeiro lugar, o passo mais importante a ser dado é definir qual o principal objetivo do seu processo. Nessa etapa é possível separar em pequenos tópicos macros (macro processos) do que o assunto será abordado.
Uma planilha de mapeamento de processos pode ser importante já nessa etapa para que tudo o que vier a seguir não fique para trás em algum momento.
2. Defina a entrada dos processos
Em segundo lugar, podemos observar as entradas de processos conhecidos por “inputs“. Com isso podemos separar em alguns tópicos importantes para definir a melhor estratégia.
- Definir orçamento.
- Perfil de contratação necessária.
- Solicitação a TI (caso necessário).
- Desenvolvimento de pequenos fluxogramas.
3. Defina a sua Equipe
Assim como em qualquer empresa, é necessário respeitar hierarquias no mercado de trabalho, para realizar um mapeamento de processos também.
Importante sempre escolher a melhor equipe que vai representar o seu processo e designar atividades específicas para cada um deles.
Essa hierarquia pode ser composta por: Gerente de projetos e auxiliares.
4. Defina Regras
Estabelecer regras mínimas a serem alcançadas e também de convivência entre a equipe para facilitar que o objetivo final seja atingido.
Nessa etapa é possível definir metas internas na equipe com algum bônus de recompensa ao final do projeto concluído para estimular a equipe buscar o melhor resultado possível.
5. Registre tudo
Em quinto lugar, podemos destacar que também é um dos itens mais importantes no decorrer do mapeamento de processos. Registre todos os acontecimentos e reuniões estabelecidas para cada processo realizado.
A planilha de mapeamento de processos nessa etapa vai ser essencial para acompanhar o andamento das atividades. É sobre ela que vamos falar a seguir.
Planilha de Mapeamento de Processos
Como foi possível observar anteriormente, um mapeamento de processos é bastante complexo e organizado quando iniciado, a partir daí é importante utilizar das melhores ferramentas para acompanhamento.
Portanto, vamos conhecer a planilha de mapeamento de processos que pode auxiliar você no decorrer das atividades.
Em primeiro lugar, na planilha vamos encontrar uma etapa de cadastro, onde podemos cadastrar a equipe utilizada para mapear os processos.
Nessa etapa quem terá acesso será o responsável pela equipe e o processo.
Após o cadastro será possível acompanhar a situação atual dos processos, sendo elas completas, canceladas, em andamento com destaque em cores.
No entanto, além disso, será gerado um dashboard visual bastante diferente dos que estamos acostumados a ver aqui em nosso site.
Um dashboard em modelo de diagrama será realizado para cada atividade realizada pela equipe, com evolução em cores de como está o processo final.
Sendo assim, essa planilha pode te auxiliar em todas as tarefas de processos que pode vir a encontrar no decorrer das atividades.
Portanto, conhecemos aqui uma excelente planilha de mapeamento de processos que vai te permitir acompanhar o seu processo e o andamento da equipe em suas tarefas.
