Como Calcular Horas Extras no Excel e Horas Trabalhadas
Precisando aprender a calcular horas extras no Excel, uma das dicas mais relevantes que podemos considerar é saber identificar as horas trabalhadas e após isso converter com a sua rotina de trabalho.
Embora, no mercado existem diferentes programas que podem auxiliar a identificar as horas trabalhadas, muitas empresas ainda recorrem ao Excel para realizar esses cálculos.
Sendo assim, nesse passo a passo vamos aprender a como desenvolver o seu próprio cálculo de horas extras e trabalhadas, como também disponibilizar a planilha gratuita com um simulador.
Como Calcular Horas Trabalhadas no Excel
Em primeiro lugar, é necessário realizar uma pequena organização em sua base de dados no Excel. Ou seja, identificar os dias de trabalho de segunda a sexta-feira.
Nos exemplos demonstrados foram utilizados alguns exemplos práticos. No entanto, para realizar atividades mais complexas é necessário consultar o seu departamento de recursos humanos para deixar de acordo com as regras de contratação de cada colaborador.
Calculando as Horas Trabalhadas em Dia da Semana
Durante esse trabalho, vamos preparar o horário de entrada, de saída, horário de intervalo de saída e retorno do almoço.
Sua planilha inicial pode ter um visual semelhante ao abaixo:
Inicie o preenchimento dos horários do colaborador nas quatro primeiras colunas: Início, Fim, Intervalo de Almoço, Retorno do Almoço.
Após isso, é necessário realizar a conversão dos valores para o formato de hora, facilitando assim a identificação dos horários e cálculos específicos.
Selecione o intervalo de dados que será realizado a conversão.
Com o intevalo selecionado, vamos utilizar um formato personalizado para possibilitar calcular horas extras, pelo Excel: Insira o valor [h]:mm. Você pode acessar através do atalho do teclado Ctrl + 1, ou então acessar diretamente pelos formatos personalizados na guia inicial.
Com o formato personalizado estabelecido, e as horas preenchidas, vamos ter uma tabela semelhante a demonstrada. Durante esse exemplo estaremos utilizando uma jornada de trabalho comum com início as 8:00 e término as 17:00.
Por fim, para as demais colunas que “sobraram” sem a formatação, será necessário utilizar o formato de número, pois só assim irá funcionar a regra para contabilizar horas extras, utilizando duas casas decimais é possível observar com mais facilidade os minutos residuais.
Fórmula para Calcular Horas Trabalhadas Diariamente
Em nossa primera coluna em branco “Horas Trabalhadas” será necessário utilizar o cálculo de horas para então observar o período trabalhado daqueles intervalos que acabamos de preencher. Em resumo, a fórmula se resume:
= ((Fim – Início) – (Retorno do Almoço – Intervalo de Almoço))*24.
Você pode optar por nomear cada célula, ou então simplesmente resumir em fórmula através de células, nesse caso teremos:
= ((D3-C3)-(F3-E3))*24
Utilize a alça de preenchimento e replique os horários em todas as células. Realize algumas alterações nos horários para observar o resultado.
Portanto, com as horas trabalhadas calculadas, chegou o momento de calcular as horas extras, para isso vamos para a nossa segunda fórmula.
Fórmula para Calcular Horas Extras Diariamente
Um dos primeiros passos para realizar o cáculo de horas extras é saber extamente qual o valor de sua hora trabalhada. Para identificar esses valores, será considerado o valor hipotético de 220 horas/mensais.
Sendo assim, para um salário base de R$ 2.500,00 / 220 h = R$ 11,36. Ou seja, para cada 1 h de trabalho o colaborador recebe R$ 11,36 em horas normais de trabalho.
Para calcular as horas extras desse colaborador, primeiro precisamos descontar o excedente das horas e após multiplicar por 50% ou 100% dependendo o tipo de hora extra.
Em nosso exemplo, será considerado que todo colaborador que trabalhar acima de 8 h / dia, ele receberá hora extra. Para isso, vamos utilizar a seguinte fórmula.
Observe que utilizamos a alça de preenchimento apenas nos dias da semana, isso em virtude que para o sábado e domingo será necessário uma segunda fórmula, em virtude dos critérios trabalhistas estabelecidos.
Nosso primeiro passo, será criar uma nova coluna que irá identificar quantos % de adicional o colaborador irá receber para cada dia da semana. Portanto, para domingo será considerado 100%.
Para facilitar o cálculo de quantas horas extras esse colaborador irá receber, criamos uma segunda aba da planilha onde vamos preencher com os dados adicionais de jornada de trabalho e valor de hora.
O valor encontrado na célula B3 será nossa referência para multiplicar os valores de hora extra do colaborador. Portanto, tenha sempre o mesmo atualizado.
Em uma nova coluna na nossa planilha anterior vamos então criar a aba que transformará as horas extras em valores financeiros.
Nossa fórmula será descrita por:
= H3(Apoio!$B$3 * Tabela_Horas!I3). Onde nossa célula Apoio B3 estará referenciada com o valor da hora trabalha, após então se multiplica pelo adicional de cada hora extra.
Clique no botão abaixo para realizar o download gratuito da Planilha de Horas Extras e Trabalhadas no Excel.
Aproveite e confira também algumas planilhas semelhantes e personalizadas:
- Planilha de Horas Trabalhadas.
- Planilha de Banco de Horas.
- Planilha de Folha de Pagamento em Excel.
- Como Fazer uma Folha de Pagamento.
Portanto, aprendemos aqui como calcular horas extras no Excel através de um exemplo simples e prático.
